Stunden richtig dokumentieren & profitieren: eine Anleitung

Bei Pflegix haben sowohl Seniorenbetreuer als auch Alltagsbegleiter und Haushaltshilfen die Chance, Familien in ihrer Nähe zu unterstützen und dort attraktive Aufträge zu erhalten. Gerade nebenberuflich Selbständige können so profitieren, da eine teure und aufwändige Akquise von Neukunden wegfällt.

Stunden dokumentieren: Warum ist das so wichtig?

Wer Pflegix als Helfer nutzt, verpflichtet sich bei der Anmeldung zugleich, geleistete Arbeitsstunden in unserem Dokumentationssystem zu hinterlegen. Wir sprechen uns deutlich gegen Schwarzarbeit aus und akzeptieren demnach auch keine Zusammenarbeit, die außerhalb unseres Systems läuft.

Zusätzlich bietet die Stundendokumentation sowohl für Helfer als auch für Familien echte Vorteile:

Vorteile aus Sicht des Helfers

Jeder Helfer erhält von Pflegix automatisch den Schutz unserer Pflegix Haftpflichtversicherung. Voraussetzung ist jedoch, dass der Helfer seine Einsätze zügig im System dokumentiert (am besten innerhalb von 48 Stunden). Nur dann ist der Versicherungsschutz gewährleistet.

Zudem gibt es ohne einen Nachweis über geleistete Stunden keine Abrechnung und somit auch keine Entlohnung. Leistungen sollten also immer bis zum Ende des jeweiligen Monats eingetragen werden. Über das Schreiben der Rechnung braucht man sich als Helfer keine Gedanken zu machen, dies übernimmt Pflegix im Namen des Helfers.

Ein weiterer Vorteil der Stundendokumentation: Mit jedem Eintrag erhält der Helfer wertvolle Vertrauenspunkte. Je mehr man gesammelt hat, desto größer ist die Chance, für neue Aufträge von Familien zu einem Kennenlerngespräch eingeladen zu werden.

Vorteile aus Sicht der Familien

Familien benötigen Rechnungen als Belege, um etwa haushaltsnahe Dienstleistungen steuerlich absetzen zu können. Auch beim Verhinderungspflege-Antrag dient die Rechnung als Nachweis gegenüber den Pflegekassen. Ohne die Dokumentation des Helfers kann Pflegix diese Rechnungen jedoch nicht ausstellen. Achten Sie daher bitte auch als Leistungsempfänger immer auf die Korrektheit der Helfer Angaben!

Die Stundendokumentation hilft Familien außerdem, die Leistungen des Helfers nachzuvollziehen und bei Ungereimtheiten gegebenenfalls noch einmal nachzuhaken. Familien finden die Dokumentation in ihrem Profil unter “Meine Buchungen” > “Übersicht” >“Details”. Oben im blau hinterlegten Feld sind die dokumentierten Stunden sichtbar. 

Was passiert, wenn Stunden nicht dokumentiert werden?

Zunächst einmal ist es nicht weiter schlimm, wenn Helfer mal mit der Dokumentation in Zeitverzug kommen. Wir empfehlen jedoch, alle Arbeitsstunden  innerhalb von 48 Stunden einzutragen. Der späteste Zeitpunkt ist der letzte Tag eines jeden Monats. Nur die Stunden, die bis dahin eingetragen wurden, können bei der Abrechnung berücksichtigt werden. 

Pflegix meldet sich immer mal wieder stichpunktartig bei Helfern mit laufendem Auftrag, um eventuell auf eine fehlende Dokumentation hinzuweisen. Besteht der Verdacht, dass eine Bezahlung außerhalb der Pflegix Dokumentation stattfindet, kann Pflegix rechtliche Schritte einleiten. Bestätigt sich der Verdacht der Schwarzarbeit, kann eine Strafe von 500 Euro sowohl für den Helfer als auch für die Familie fällig werden. 

Pflegix Helfer
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Bettina L. aus Rodgau

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Stunden als Helfer dokumentieren: Eine Schritt-für-Schritt Anleitung

Stunden können sowohl ganz klassisch über das Profil im Web z.B. am PC als auch über die Pflegix App dokumentiert werden. Voraussetzung dafür ist, dass ein erster Termin einer neuen Zusammenarbeit stattgefunden hat. 

Wichtig: Bereits der erste Termin ist eine erbrachte Arbeitsleistung und muss über die Stundendokumentation erfasst werden!

Wie und wann starten Helfer und Familie ihre Zusammenarbeit?

Die Zusammenarbeit startet, sobald eine Familie die Bewerbung eines Helfers auswählt und annimmt. Ab diesem Moment ist der Chat freigeschaltet und ein erster Termin kann verabredet werden.

1. Schritt: Logge Dich in Dein Profil ein. 

Wenn Du Dich über den Webbrowser einloggen möchtest, klickst Du rechts oben auf der Pflegix-Seite auf “Einloggen”. Dort einfach die hinterlegte E-Mail-Adresse und das Passwort eingeben. 

Was tun, wenn ich mein Passwort vergessen habe?

Wir schicken Dir Dein persönliches Passwort direkt nach Deiner Registrierung per E-Mail. Solltest Du es vergessen haben, kannst du einfach noch einmal in Deinem Postfach nachschauen. Alternativ kannst Du von uns auch ein neues Passwort anfordern. Klicke dazu auf “Passwort vergessen” und gib Deine bei uns hinterlegte E-Mail-Adresse ein.

2. Schritt: Klicke links auf “Meine Buchungen”

Wenn Du nun erfolgreich in Deinem Profil eingeloggt bist, klicke links im Menü auf “Meine Buchungen”. Hier erhältst Du eine Übersicht über alle laufenden und abgelaufenen Buchungen mit Familien. 

3. Schritt: Klicke auf “Zur Zeiterfassung”

Neben dem Button “Details”, über den Du zur Auftragsübersicht gelangst, ist eine kleine Uhr abgebildet. Hier geht es zur Zeiterfassung, wo Du Art und Dauer Deiner erbrachten Arbeitsleistungen dokumentieren kannst.

Gib Deine Zahlungsdaten ein

Erfasst Du zum ersten Mal Stunden für eine neue Buchung, erscheint zunächst eine Übersicht mit dem Titel “Zahlungsinformation”. Deine Angaben werden benötigt, um auf der Grundlage Deiner Stundendokumentation die Rechnung an die Familie in Deinem Namen schreiben zu können. Es ist wichtig, dass Du Deine Angaben genau prüfst und uns bei Änderungen sofort informierst. 

Erfasse Deine geleisteten Aufgaben

Wenn Du nun mit der Maus weiter nach unten scrollst, kommst Du zur eigentlichen Zeiterfassung. Folge den dort stehenden Anweisungen und speichere Deine Angaben. 

Die erfassten Stunden werden dann in den Auftragsdetails unter “Meine Buchungen”, “Details” aufgelistet. Dort kannst Du Sie einsehen und bearbeiten. 

Empfehlenswert ist, dass Du nach jedem Einsatz bei Deiner Familie innerhalb von 48 Stunden Deine Stunden dokumentierst und spätestens zum letzten Tag eines Monats alle Stunden eingetragen hast. Stunden, die bis Monatsende nicht dokumentiert wurden, können leider auch nicht abgerechnet werden.

Wichtig: Wie oben erwähnt, ist bereits der erste Kennenlerntermin mit einer Familie kostenpflichtig und wird abgerechnet. Helfer müssen daher auch diesen ersten Termin als Arbeitsleistung in unserem System dokumentieren.

Übrigens kannst Du Deine Arbeitsleistungen auch ganz einfach über unsere App dokumentieren. Lade Dir diese einfach über den App Store oder bei Google Play herunter.

Fazit: Warum die Stundendokumentation so wichtig ist

Die Stundendokumentation gewährleistet eine sichere und transparente Zusammenarbeit zwischen Helfer und Familie. Bei zeitnaher Dokumentation müssen sich Helfer um einen ausreichenden Haftpflichtschutz keine Sorgen machen. Erfassen sie ihre Einsätze rechtzeitig, also innerhalb des laufenden Monats, kann Pflegix die Rechnung  über alle erbrachten Leistungen an die Familie erstellen.

Auf der anderen Seite sind auch die Familien darauf angewiesen, dass Helfer ihre Arbeitsleistungen dokumentieren. Andernfalls erhalten sie keine Rechnung, die sie gegenüber der Pflegekasse bzw. dem Finanzamt als Nachweis vorlegen können. Die Dokumentation dient ihnen als Übersicht zu allen angefallenen Kosten und macht auch die Arbeit des Helfers prüfbar. 

Sowohl Helfer als auch Familien können sich auf der Pflegix Plattform registrieren und zusammenfinden. Jetzt ein kostenloses Profil als Familie oder Helfer anlegen und auf die Suche machen! Keine Sorge: Vollständige Namen sowie Kontakt- oder Zahlungsdaten werden über die Plattform nicht veröffentlicht, sondern können beim Start einer Zusammenarbeit zwischen Helfer und Familie auf Wunsch eigenständig kommuniziert werden.