Stunden richtig dokumentieren & profitieren: eine Anleitung

Seniorenbetreuer, Alltagshelfer und Haushaltshilfen finden hier passende Jobs und Tools, um ihre Aufträge zu verwalten!

Benjamin Kleine Vennekate | 27.08.2018

Die Pflegix Stundendokumentation ist eines der wichtigsten Anwendungen für unsere Helfer – schließlich gibt es ohne keine Entlohnung. In diesem Beitrag findest Du eine Anleitung, wie Stunden ganz leicht dokumentierst.

Inhaltsübersicht

Stunden dokumentieren: Warum ist das so wichtig?

Bei Pflegix haben sowohl Seniorenbetreuer als auch Alltagsbegleiter und Haushaltshilfen die Chance, Familien in ihrer Nähe zu unterstützen und dort attraktive Aufträge zu erhalten. Gerade nebenberuflich Selbständige können so profitieren, da eine teure und aufwändige Akquise von Neukunden wegfällt.

Wer Pflegix als Helfer nutzt, verpflichtet sich bei der Anmeldung zugleich, geleistete Arbeitsstunden in unserem Dokumentationssystem zu hinterlegen. Wir sprechen uns deutlich gegen Schwarzarbeit aus und akzeptieren demnach auch keine Zusammenarbeit, die außerhalb unseres Systems läuft.

Zusätzlich bietet die Stundendokumentation sowohl für Helfer als auch für Familien echte Vorteile:

Vorteile aus Sicht des Helfers

Jeder Helfer erhält von Pflegix automatisch den Schutz unserer Pflegix Haftpflichtversicherung. Voraussetzung ist jedoch, dass der Helfer seine Einsätze zügig im System dokumentiert (am besten innerhalb von 48 Stunden). Nur dann ist der Versicherungsschutz gewährleistet.

Zudem gibt es ohne einen Nachweis über geleistete Stunden keine Abrechnung und somit auch keine Entlohnung. Leistungen sollten also immer bis zum Ende des jeweiligen Monats eingetragen werden. Über das Schreiben der Rechnung braucht man sich als Helfer keine Gedanken zu machen, dies übernimmt Pflegix im Namen des Helfers.

Ein weiterer Vorteil der Stundendokumentation: Mit jedem Eintrag erhält der Helfer wertvolle Vertrauenspunkte. Je mehr man gesammelt hat, desto größer ist die Chance, für neue Aufträge von Familien zu einem Kennenlerngespräch eingeladen zu werden.

Vorteile aus Sicht der Familien

Familien benötigen Rechnungen als Belege, um etwa haushaltsnahe Dienstleistungen steuerlich absetzen zu können. Auch beim Verhinderungspflege-Antrag dient die Rechnung als Nachweis gegenüber den Pflegekassen. Ohne die Dokumentation des Helfers kann Pflegix diese Rechnungen jedoch nicht ausstellen. Achten Sie daher bitte auch als Leistungsempfänger immer auf die Korrektheit der Helfer Angaben!

Die Stundendokumentation hilft Familien außerdem, die Leistungen des Helfers nachzuvollziehen und bei Ungereimtheiten gegebenenfalls noch einmal nachzuhaken. Familien finden die Dokumentation in ihrem Profil unter “Meine Buchungen” > “Übersicht” >“Details”. Oben im blau hinterlegten Feld sind die dokumentierten Stunden sichtbar. 

Was passiert, wenn Stunden nicht dokumentiert werden?

Zunächst einmal ist es nicht weiter schlimm, wenn Helfer mal mit der Dokumentation in Zeitverzug kommen. Wir empfehlen jedoch, alle Arbeitsstunden  innerhalb von 48 Stunden einzutragen. Der späteste Zeitpunkt ist der letzte Tag eines jeden Monats. Nur die Stunden, die bis dahin eingetragen wurden, können bei der Abrechnung berücksichtigt werden.

Pflegix meldet sich immer mal wieder stichpunktartig bei Helfern mit laufendem Auftrag, um eventuell auf eine fehlende Dokumentation hinzuweisen. Besteht der Verdacht, dass eine Bezahlung außerhalb der Pflegix Dokumentation stattfindet, kann Pflegix rechtliche Schritte einleiten. Bestätigt sich der Verdacht der Schwarzarbeit, kann eine Strafe von 500 Euro sowohl für den Helfer als auch für die Familie fällig werden. 

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Stunden als Helfer dokumentieren: Eine Schritt-für-Schritt Anleitung

Stunden können sowohl ganz klassisch über das Profil im Web z.B. am PC als auch über die Pflegix App dokumentiert werden. Voraussetzung dafür ist, dass ein erster Termin einer neuen Zusammenarbeit stattgefunden hat.  Wichtig: Bereits der erste Termin stellt eine erbrachte Arbeitsleistung dar und kann über die Stundendokumentation erfasst werden!

Wie und wann starten Helfer und Familie ihre Zusammenarbeit?

Die Zusammenarbeit startet, sobald eine Familie die Bewerbung eines Helfers auswählt und annimmt. Ab diesem Moment ist der Chat freigeschaltet und ein erster Termin kann verabredet werden.

1. Schritt: Logge Dich in Dein Profil ein. 

Wenn Du Dich über den Webbrowser einloggen möchtest, klickst Du rechts oben auf der Pflegix-Seite auf “Einloggen”. Dort einfach die hinterlegte E-Mail-Adresse und das Passwort eingeben. 

Was tun, wenn ich mein Passwort vergessen habe?

Wir schicken Dir Dein persönliches Passwort direkt nach Deiner Registrierung per E-Mail. Solltest Du es vergessen haben, kannst du einfach noch einmal in Deinem Postfach nachschauen. Alternativ kannst Du von uns auch ein neues Passwort anfordern. Klicke dazu auf “Passwort vergessen” und gib Deine bei uns hinterlegte E-Mail-Adresse ein.

2. Schritt: Klicke links auf “Meine Buchungen”

Wenn Du nun erfolgreich in Deinem Profil eingeloggt bist, klicke links im Menü auf “Meine Buchungen”. Hier erhältst Du eine Übersicht über alle laufenden und beendeten Buchungen mit Familien sowie laufende und beendete Partneraufträge. 

3. Schritt: Klicke auf “Zur Zeiterfassung”

Klicke auf den Reiter "Laufenden Buchungen" und dann auf “ Zur Zeiterfassung” zu gelangen. Hier kannst Du die Art und Dauer Deiner erbrachten Arbeitsleistungen dokumentieren. 

Gib Deine Zahlungsdaten ein

Erfasst Du zum ersten Mal Stunden für eine Buchung, erscheint ein Hinweis mit der Aufforderung, Deine Zahlungsdaten zu aktualisieren. Du wirst dann in den Menüpunkt “Meine Angaben” weitergeleitet, um dort Deine IBAN-Nummer zu hinterlegen. Diese wird benötigt, um Dir auf der Grundlage Deiner Stundendokumentation und der durch Pflegix erstellten monatlichen Abrechnung Deinen Verdienst auf Dein Bankkonto zu überweisen. Es ist daher wichtig, dass Du Deine Angaben genau prüfst und uns bei Änderungen sofort informierst. Wichtiger Hinweis: Die Sicherheit Deiner Daten ist für uns von höchster Priorität. Deine Zahlungsdaten werden daher von unserem externen Zahlungsdienstleister in verschlüsselter Form sicher verwaltet.

4. Schritt: Erfasse Deine geleisteten Ausgaben

Hast du Deine Zahlungsdaten erfasst, gehe zurück zur Zeiterfassung. Hier erfolgt die Dokumentation Deiner Arbeitsleistung.

Trage zunächst den Start- und Endzeitpunkt Deiner Arbeitsleistung ein. Du kannst dann Deinen Aufgabenbereich auswählen,  angeben, ob es sich um Verhinderungspflege handelt und nähere Notizen zu den erledigten Aufgaben machen. Beende Deinen Eintrag mit einem Klick auf "Speichern".

Deine erfassten Stunden werden für Dich und Deine Familie in den Buchungsdetails Eures Auftrags im Menüpunkt "Meine Buchungen" unter “dokumentierte Stunden” gelistet. 

Empfehlenswert ist, dass Du Deine Stunden nach jedem Einsatz bei Deiner Familie zeitnah dokumentierst. Alle Stunden müssen spätestens bis zum letzten Tag eines Monats erfasst sein, um abgerechnet werden zu können. Stunden, die bis zum Monatsende nicht dokumentiert wurden, können im entsprechenden Monat nicht abgerechnet werden und müssen im Folgemonat nacherfasst werden. 

Fazit: Warum die Stundendokumentation so wichtig ist

Die Stundendokumentation gewährleistet eine sichere und transparente Zusammenarbeit zwischen Helfer und Familie. Erfassen Helfer ihre Einsätze rechtzeitig, also innerhalb des laufenden Monats, stellt Pflegix die Rechnungsstellung  über alle erbrachten Leistungen an die Familie sicher.

Auch für Familien ist die korrekte Erfassung der Arbeitsleistung ihres Helfers wichtig. Die Dokumentation dient ihnen als Übersicht der angefallenen Kosten und macht bildet die Arbeit ihres Helfers transparent ab. Außerdem stellt die durch Pflegix im Namen des Helfers erstellte Rechnung einen Nachweis gegenüber ihrer Pflegekassen bzw. dem Finanzamt dar. 

Sowohl für Helfer als auch Familien bietet die Zusammenarbeit über die Pflegix Plattform viele Vorteile. Jetzt ein kostenloses Profil als Familie oder Helfer anlegen und auf die Suche machen!