Stunden richtig dokumentieren & profitieren: eine Anleitung

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Die Pflegix Stundendokumentation ist eines der wichtigsten Anwendungen für unsere Helfer – schließlich gibt es ohne keine Entlohnung. In diesem Beitrag findest Du eine Anleitung, wie Stunden ganz leicht dokumentierst.

Bei Pflegix haben sowohl Seniorenbetreuer, Alltagsbegleiter als auch Haushaltshilfen die Chance, attraktive Jobs in Familien zu bekommen. Gerade nebenberuflich Selbstständige können so profitieren, da eine teure und aufwendige Akquise von Neukunden nicht wegfällt.

Stunden dokumentieren: Warum ist das so wichtig?

Wer Pflegix nutzt, verpflichtet sich bei der Anmeldung zugleich, geleistete Arbeitsstunden in unserem Dokumentationssystem zu hinterlegen. Wir sprechen uns deutlich gegen Schwarzarbeit aus und akzeptieren demnach auch keine Zusammenarbeit, die außerhalb unseres Systems läuft.

Dabei bietet die Stundendokumentation sowohl für Helfer als auch für Familien echte Vorteile:

Vorteile aus Sicht des Helfers

Jeder Helfer erhält von Pflegix automatisch den Schutz unserer Pflegix Haftpflichtversicherung. Voraussetzung ist jedoch, dass er seine Einsätze dokumentiert. Bei nicht zügig dokumentierten Einsätzen fällt dieser Schutz weg.

Zudem gibt es ohne einen Nachweis über geleistete Stunden keine Abrechnung und somit auch keine Entlohnung. Leistungen sollten also immer innerhalb von 48 Stunden nach dem Einsatz eingetragen werden. Über das Schreiben der Rechnung braucht man sich als Helfer keine Gedanken machen, dies übernimmt Pflegix im Namen des Helfers.

Ein weiterer Vorteil der Stundendokumentation: Mit jedem Eintrag erhält der Helfer wertvolle Vertrauenspunkte. Je mehr man gesammelt hat, desto größer ist die Chance, von Familien zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen zu werden.

Aus Sicht der Familien

Familien benötigen Rechnungen als Belege, um etwa haushaltsnahe Dienstleistungen steuerlich absetzen zu können. Auch etwa beim Verhinderungspflege-Antrag dient die Rechnung als Nachweis gegenüber den Pflegekassen. Ohne die Dokumentation des Helfers kann Pflegix diese Rechnungen jedoch nicht ausstellen.

Die Stundendokumentation hilft Familien außerdem, die Leistungen des Helfers nachzuvollziehen und bei Ungereimtheiten gegebenenfalls noch einmal nachzuhaken. Familien finden die Dokumentation in ihrem Profil unter “Meine Aufträge” > “Übersicht” >“Details”. Oben im blau hinterlegten Feld sind die dokumentierten Stunden sichtbar.

Was passiert, wenn Stunden nicht dokumentiert werden?

Zunächst einmal ist es nicht weiter schlimm, wenn Helfer mal mit der Dokumentation in Zeitverzug kommen. Wir empfehlen jedoch, alle Arbeitsstunden zur Abrechnung innerhalb von 48 Stunden nach dem Einsatz einzutragen. 

Tipp: Mit der kostenlosen Pflegix App für Helfer kann man die Arbeit in Echtzeit stoppen und direkt eintragen.

Pflegix meldet sich immer mal wieder stichpunktartig bei Helfern mit laufendem Auftrag, um evtl. auf die fehlende Dokumentation hinzuweisen. Besteht der Verdacht, dass eine Bezahlung außerhalb der Pflegix-Dokumentation stattfindet, kann Pflegix rechtliche Schritte einleiten. Bestätigt sich der Verdacht, kann eine Strafe von 500 Euro sowohl für den Helfer als auch für die Familie fällig werden.

Stunden als Helfer dokumentieren: Anleitung Schritt für Schritt

Stunden können sowohl ganz klassisch über das Profil im Web z. B. am PC oder über die Pflegix App dokumentiert werden. Voraussetzung dafür ist, dass die Familie die Zusammenarbeit gestartet hat. Falls dies nicht geschehen ist, sollte der Helfer die Familie darauf ansprechen.

Wie startet man als Familie die Zusammenarbeit?

Die Zusammenarbeit mit einem Helfer starten Familien in ihrem Profil im Bereich “Nachrichten”. Dort klicken sie den entsprechenden Chat mit dem Helfer rechts über den grünen Sprachblasen-Button an.

Es öffnet sich nun ein Fenster. Jetzt muss nur noch der “Zusammenarbeit starten”-Button angeklickt werden. Der Helfer ist nun für die Dokumentation freigeschaltet.

1. Schritt: Logge Dich in Dein Profil ein.

Wenn Du dich über den Webbrowser einloggen möchtest, klickst Du rechts oben auf der Pflegix-Seite auf “Login”. Dort einfach die hinterlegte E-Mailadresse und das Passwort eingeben.


Was tun, wenn ich mein Passwort vergessen habe?

Wir haben Dir Dein persönliches Passwort direkt nach der Registrierung per E-Mail geschickt. Schaue dazu einfach noch einmal in Deinem Postfach nach. Alternativ kannst Du Dir auch schnell ein neues Passwort anfordern. Klicke dazu auf “Passwort vergessen” und gib Deine bei uns hinterlegte E-Mailadresse ein.

2. Schritt: Klicke links auf “Meine Aufträge”

Wenn Du nun erfolgreich in Deinem Profil eingeloggt bist, klicke nun links “Meine Aufträge” an.

Anschließend erscheint Der Auftrag mit Deiner Familie. Dieser sollte den Status “laufend” haben.


Was tun, wenn der Auftrag nicht vorhanden ist?

Die Familie hat den Auftrag noch nicht über das System gestartet. Weiter oben in diesem Beitrag finden Familien eine Anleitung, wie sie den Helfer aktivieren können.


Auftrag “Abgeschlossen” – was bedeutet dies?

Dies bedeutet, dass die Familie die Zusammenarbeit beendet hat. Wende Dich in diesem Fall an die Familie. Womöglich hat diese die Zusammenarbeit versehentlich beendet.

In diesem Fall muss sie die Zusammenarbeit wieder starten.

3. Schritte: Klicke auf “Zur Zeiterfassung”

Es erscheint oben ein grau hinterlegtes Feld mit den Überschriften “Zahlungsinformation” und “Rechnungsanschrift”. Prüfe Deine gemachten Angaben bzw. fülle die fehlenden Felder aus. Diese Angaben werden von uns benötigt, damit wir nachher die Rechnung an die Familie in Deinem Namen schreiben können.

4. Schritt: Erfasse Deine geleisteten Aufgaben

Wenn Du nun mit der Maus nun weiter nach unten scrollst, kommst Du zur eigentlichen Zeiterfassung. Folge den dort stehenden Anweisungen und speichere Deine Angaben.

Fazit: Warum die Stundendokumentation so wichtig ist

Die Stundendokumentation gewährleistet eine sichere und transparente Zusammenarbeit zwischen Helfern und Familie. Bei zeitnaher Dokumentation müssen sich Helfer um einen ausreichende Haftpflichtschutz keine Sorgen machen. Erfassen sie ihre Einsätze rechtzeitig, kann die Rechnung an die Familie zügig von Pflegix erstellt werden.

Auf der anderen Seite sind auch die Familien darauf angewiesen, dass Helfer dokumentieren. Andernfalls erhalten sie keine Rechnung, die sie gegenüber der Pflegekasse bzw. dem Finanzamt als Nachweis vorlegen können.

Die Dokumentation dient ihnen schließlich auch nochmal als Übersicht zu allen angefallenen Kosten und macht auch die Arbeit des Helfers überprüfbar.

Sowohl Helfer als auch Familien können sich auf der Pflegix Plattform registrieren und zusammenfinden. Jetzt ein kostenloses Profil als Familie oder Helfer anlegen und auf die Suche machen! Keine Sorge: Vollständige Namen sowie Kontaktdaten werden über die Plattform nicht veröffentlicht, sondern werden erst auf Wunsch ausgetauscht.

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